Minder administratie in je installatiebedrijf: zo win je je avonden terug

Je staat de hele dag op de klus en doet de administratie 's avonds aan de keukentafel: offertes uitwerken, bonnetjes uitzoeken, facturen najagen. Dit artikel laat zien waar die tijd naartoe gaat en geeft je vijf concrete manieren om de administratie in je installatiebedrijf echt te verminderen. Niet ooit, maar nu.

Waar gaat al die tijd naartoe?

Brancheonderzoek waar Nederlandse werkbon-leveranciers naar verwijzen (McKinsey, 2023, zoals gerapporteerd) wijst erop dat servicebedrijven gemiddeld zo'n 20% van hun werkuren kwijt zijn aan administratie die je grotendeels kunt automatiseren. Voor een installatiebedrijf is dat al snel een dag per week die niet naar klussen gaat. De drie grootste lekken zijn herkenbaar.

Bonnetjes, briefjes en losse appjes die kwijtraken

Materiaal koop je onderweg, uren noteer je op een briefje in de bus, een foto van de meterkast staat in een groepsapp. Aan het eind van de week moet je dat allemaal bij elkaar zoeken om een factuur te kunnen maken. Eén bonnetje kwijt betekent omzet die je niet doorberekent.

Dezelfde klantgegevens steeds opnieuw invoeren

De klant belt, je noteert zijn gegevens. Voor de offerte tik je ze opnieuw in. Voor de factuur nog een keer. Werk je met een losse offerte-tool naast een aparte werkbon-app, dan staat alles dubbel. En als er ergens een tikfout in sluipt, klopt je administratie niet meer.

Offertes en facturen die blijven liggen tot 's avonds

Overdag is er geen tijd, dus offertes en facturen schuiven door naar de avond. Hoe later je een offerte stuurt, hoe groter de kans dat de klant inmiddels een ander heeft gebeld. En hoe later de factuur de deur uit gaat, hoe langer je op je geld wacht.

5 manieren om de administratie in je installatiebedrijf te verminderen

1. Leg uren, materiaal en foto's direct bij de klus vast

Geef je monteur een digitale werkbon op zijn telefoon. Hij vult uren, gebruikte materialen en foto's in terwijl hij op locatie is. Niets raakt meer kwijt, en die gegevens vormen meteen de basis voor de factuur. Geen losse briefjes meer die je 's avonds moet ontcijferen.

2. Maak van je offerte een sjabloon

Kies het projecttype, laat de normprijzen automatisch laden, pas aan waar nodig en verstuur. Zo maak je een nette offerte in minuten in plaats van een uur, en kun je hem vaak nog op de klus de deur uit doen, terwijl de klant je nog scherp voor ogen heeft.

3. Voer klantgegevens één keer in

Voer een klant één keer in en laat de gegevens doorstromen: van aanvraag naar offerte, naar de ingeplande klus, naar de factuur. Geen overtypen, geen tikfouten, geen dubbele klantdossiers die uit elkaar gaan lopen.

4. Laat de monteur de planning vanzelf bijwerken

Onderweg, bezig, afgerond: als de monteur dat op zijn telefoon bijwerkt, zie jij het direct. Dat scheelt het hele heen-en-weer geapp over waar iedereen is en hoe ver een klus is. Je planning klopt zonder dat je erachteraan moet bellen.

5. Stuur facturen met een iDEAL-betaalknop

Zet een iDEAL-betaalknop op je factuur, zodat de klant in twee tikken betaalt. Je krijgt een melding zodra het bedrag binnen is, dus je hoeft niet meer na te bellen of na te gaan wie nog open staat. Bij oplevering staat de eindfactuur bovendien grotendeels al klaar.

Losse tools of één systeem?

Je kunt een kantoorprogramma aan een aparte werkbon-app koppelen, maar dan zit er een overdracht tussen die twee. En die overdracht is precies waar het overtypen en de fouten ontstaan. Eén systeem dat de hele keten van aanvraag tot factuur dekt, kent die overdracht niet: wat de monteur op de werkbon vastlegt, staat al in het systeem waarin jij factureert. Dat is geen functielijstje, maar een ander uitgangspunt. Wil je software hierop beoordelen, gebruik dan de 7 criteria voor software die je administratie verlaagt.

Hoe VakForce de avondadministratie kleiner maakt

VakForce is een Nederlands systeem dat de hele keten in één omgeving dekt: aanvraag, offerte, planning, werkbon en factuur. Concreet betekent dat: een offerte in minuten met normprijzen, een mobiele werkbon die de monteur op locatie vult, een automatische eindfactuur bij oplevering, een factuur met iDEAL-betaalknop en een planning die de monteur vanzelf bijwerkt. Alles in vloeiend Nederlands. Geen boekhoudpakket (je boekhouding doe je apart), maar het handwerk dáárvoor neemt VakForce grotendeels weg. Bekijk alle functies of lees de voordelen van een digitale werkbon.

Veelgestelde vragen