Digitale werkbon voor installateurs: 5 voordelen ten opzichte van papier

Veel installateurs werken nog met papieren werkbonnen. Een blok van de bouwmarkt, handgeschreven ingevuld, meegenomen naar kantoor en ingescand of getypt. Of erger: verdwenen in de bestelbus.

De overstap naar een digitale werkbon kost minder dan u denkt. Hier zijn de vijf voordelen die u direct voelt.

Voordeel 1: altijd beschikbaar, nooit kwijt

Een papieren werkbon kan kwijtraken. In de bestelbus, op de locatie, in de was. Een digitale werkbon staat altijd in het systeem, gekoppeld aan de klant, de klus en de monteur.

Drie maanden later vraagt een klant om bewijs van de werkzaamheden voor zijn verzekeraar? U opent het dossier, download de werkbon als PDF en verstuurt hem in twee minuten. Geen archiefkast, geen gezocht, geen "dat zijn we kwijt".

Voordeel 2: voor- en nafoto's als bewijs

Bij een papieren bon is er geen ruimte voor foto's. Bij een digitale werkbon maakt de monteur direct foto's op zijn telefoon, vóór en ná de werkzaamheden.

Dit is bescherming in twee richtingen: u kunt aantonen wat de beginsituatie was (voor eventuele claims achteraf) én u kunt aantonen dat de klus goed is opgeleverd. Bij garantiediscussies is dit goud waard.

Voordeel 3: urenregistratie op de werkbon

Bij papier schrijven monteurs hun uren op aparte urenbriefjes die later worden ingevoerd in de administratie. Fout-gevoelig, tijdrovend en altijd laat.

Op de digitale werkbon registreert de monteur zijn start- en eindtijd direct. VakForce koppelt deze uren automatisch aan de klus, de klant en de nacalculatie. U heeft aan het einde van de dag een nauwkeurig urenoverzicht, zonder extra handeling.

Voordeel 4: digitale handtekening van de klant

Na afloop tekent de klant de werkbon op het scherm van de monteur. Eenvoudig, snel en rechtsgeldig. Geen discussie achteraf over "dat hebben jullie nooit afgerond" of "ik heb nooit getekend".

De ondertekende werkbon wordt direct naar de klant gemaild en opgeslagen in het klantdossier. Facturatie kan direct na ondertekening starten.

Voordeel 5: factuur aanmaken vanuit de werkbon

Bij papier zit er altijd een stap tussen de werkbon en de factuur: iemand moet de gegevens overnemen. Bij een digitale bon is de factuur met één klik aangemaakt op basis van de werkbon.

Materialen, uren, eventueel meerwerk, alles staat al ingevuld. U controleert, past eventueel aan en verstuurt. Inclusief iDEAL betaallink. De klant heeft de factuur in zijn inbox terwijl de monteur nog op de locatie is.

De overgang: hoe lang duurt dat?

De meeste monteurs zijn binnen één dag gewend aan de digitale werkbon. Het systeem is gebouwd voor mensen die gewend zijn aan hun telefoon, niet voor kantoormedewerkers die met software werken.

Start met de digitale werkbon op de volgende klus. Laat de monteur de foto's maken, de uren invullen en de klant tekenen. Daarna wilt u niet meer terug.

Lees ook: Monteurs inplannen zonder appjes-chaos en hoe u spoedmeldingen professioneel afhandelt met de juiste tools.