Zo importeert u uw bestaande klanten in VakForce

Veel installateurs hebben hun klantgegevens verspreid staan: een stuk in Excel, een deel in hun boekhoudpakket en de rest in hun telefoon. Bij de overstap naar VakForce hoeft u dit niet opnieuw in te voeren. De importwizard verwerkt uw bestaande bestanden in een paar minuten.

Wat kunt u importeren?

VakForce ondersteunt het importeren van:

• Klantgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Apparatuurgegevens: welke installaties staan bij welke klant, inclusief installatiedatum en garantie
• Historische projecten: een overzicht, geen volledige documentatie

Facturen, offertes en werkbonnen worden niet geïmporteerd. U start met een schone lei voor toekomstige administratie.

Stap 1: download het importsjabloon

In de onboarding wizard vindt u de knop "Download importsjabloon". Dit is een Excel-bestand met de juiste kolommen en instructies per kolom. Gebruik dit als basis, zo weet u exact welk formaat VakForce verwacht.

De kolommen voor klanten:

• Naam (verplicht)
• Type: particulier of zakelijk
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres, postcode, plaats
• KVK-nummer (alleen zakelijk)

Stap 2: vul het sjabloon in

Kopieer uw klantgegevens naar het sjabloon. U kunt dit doen vanuit Excel, Google Sheets of uw boekhoudpakket. Het gaat om een CSV of Excel-bestand, beide worden geaccepteerd.

Praktische tip: exporteer eerst uw klantlijst uit uw huidige systeem, plak het in het VakForce-sjabloon en verwijder kolommen die niet van toepassing zijn. Probeer vervolgens handmatig een paar rijen te controleren voordat u de volledige import uitvoert.

Stap 3: upload en valideer

Upload uw bestand in de importwizard. VakForce valideert automatisch:

• Zijn alle verplichte velden aanwezig?
• Zijn de postcodes correct voor NL?
• Zijn er dubbele e-mailadressen?

Problemen worden per rij getoond. U kunt ze direct in de wizard corrigeren of het bestand aanpassen en opnieuw uploaden.

Stap 4: koppel apparatuur

Heeft u een lijst met installaties bij uw klanten? Upload dit als een apart bestand. Koppel per rij de klant (via naam of e-mail) en de apparatuur:

• Type apparaat (CV ketel, warmtepomp, omvormer, etc.)
• Merk en model
• Serienummer
• Installatiedatum
• Garantietijdsduur in maanden

VakForce berekent automatisch de garantievervaldatum en de volgende onderhoudsdatum als u een onderhoudsinterval heeft ingesteld.

Wat als uw data rommelig is?

Geen paniek. U hoeft niet alles te importeren om te starten. Begin met uw meest actieve klanten, de 50 of 100 klanten die u het vaakst spreekt. De rest kunt u later toevoegen, of handmatig aanmaken wanneer zij contact opnemen.

VakForce maakt automatisch een klantdossier aan zodra een nieuwe klant via de AI Receptionist belt. Dus zelfs als u niets importeert, bouwt u vanzelf een klantendatabase op.

Na de import

Na een succesvolle import ziet u alle klanten in uw klantenlijst. U kunt direct segmenten aanmaken ("Onderhoudscontract", "Particulier Amstelveen", "CV klant"), zoeken en filteren.

Heeft u apparatuurdata geïmporteerd? Dan ziet u per klant welke installaties er staan, wanneer garantie verloopt en wanneer de volgende onderhoudsbeurt is. Ideaal als vertrekpunt voor uw onderhoudscontracten.

Lees ook: 5 voordelen van de digitale werkbon en hoe u in drie klikken van lead naar project gaat.