Zo importeer je bestaande klanten in VakForce

Veel installateurs hebben hun klantgegevens verspreid staan: een stuk in Excel, een deel in hun boekhoudpakket en de rest in hun telefoon. Bij de overstap naar VakForce hoef je dit niet opnieuw in te voeren. De importwizard verwerkt je bestaande bestanden in een paar minuten.

Wat kun je importeren?

VakForce ondersteunt het importeren van:

• Klantgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Apparatuurgegevens: welke installaties staan bij welke klant, inclusief installatiedatum en garantie
• Historische projecten: een overzicht, geen volledige documentatie

Facturen, offertes en werkbonnen worden niet geïmporteerd. Je start met een schone lei voor toekomstige administratie.

Stap 1: download het importsjabloon

In de onboarding wizard vind je de knop "Download importsjabloon". Dit is een Excel-bestand met de juiste kolommen en instructies per kolom. Gebruik dit als basis, zo weet je exact welk formaat VakForce verwacht.

De kolommen voor klanten:

• Naam (verplicht)
• Type: particulier of zakelijk
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres, postcode, plaats
• KVK-nummer (alleen zakelijk)

Stap 2: vul het sjabloon in

Kopieer je klantgegevens naar het sjabloon. Je kunt dit doen vanuit Excel, Google Sheets of je boekhoudpakket. Het gaat om een CSV of Excel-bestand, beide worden geaccepteerd.

Praktische tip: exporteer eerst je klantlijst uit je huidige systeem, plak het in het VakForce-sjabloon en verwijder kolommen die niet van toepassing zijn. Probeer vervolgens handmatig een paar rijen te controleren voordat je de volledige import uitvoert.

Stap 3: upload en valideer

Upload je bestand in de importwizard. VakForce valideert automatisch:

• Zijn alle verplichte velden aanwezig?
• Zijn de postcodes correct voor NL?
• Zijn er dubbele e-mailadressen?

Problemen worden per rij getoond. Je kunt ze direct in de wizard corrigeren of het bestand aanpassen en opnieuw uploaden.

Stap 4: koppel apparatuur

Heb je een lijst met installaties bij je klanten? Upload dit als een apart bestand. Koppel per rij de klant (via naam of e-mail) en de apparatuur:

• Type apparaat (CV ketel, warmtepomp, omvormer, etc.)
• Merk en model
• Serienummer
• Installatiedatum
• Garantietijdsduur in maanden

VakForce berekent automatisch de garantievervaldatum en de volgende onderhoudsdatum als je een onderhoudsinterval hebt ingesteld.

Wat als je data rommelig is?

Geen paniek. Je hoeft niet alles te importeren om te starten. Begin met je meest actieve klanten, de 50 of 100 klanten die je het vaakst spreekt. De rest kun je later toevoegen, of handmatig aanmaken wanneer zij contact opnemen.

VakForce maakt automatisch een klantdossier aan zodra een nieuwe klant via de AI-receptionist belt. Dus zelfs als je niets importeert, bouw je vanzelf een klantendatabase op.

Na de import

Na een succesvolle import zie je alle klanten in je klantenlijst. Je kunt direct segmenten aanmaken ("Onderhoudscontract", "Particulier Amstelveen", "CV klant"), zoeken en filteren.

Heb je apparatuurdata geïmporteerd? Dan zie je per klant welke installaties er staan, wanneer garantie verloopt en wanneer de volgende onderhoudsbeurt is. Ideaal als vertrekpunt voor je onderhoudscontracten.

Lees ook: 5 voordelen van de digitale werkbon en hoe je in drie klikken van aanvraag naar project gaat.