De AI-receptionist instellen voor je bedrijf

De AI-receptionist van VakForce neemt je telefoon over op het moment dat je dat niet kunt. Hij neemt direct op, spreekt vloeiend Nederlands en voert een volledige intake uit. Daarna ontvang je een samenvatting met alle informatie die je nodig hebt om actie te ondernemen.

Dit is geen voicemail. Het is een intelligent gesprek.

Hoe het technisch werkt

Je klanten bellen een vast 06-nummer dat VakForce aan je bedrijf toewijst. Je zet dit nummer op je website, je visitekaartje en in je e-mailhandtekening. Wanneer je niet opneemt, of wanneer je de AI wilt laten opnemen, wordt het gesprek doorgestuurd naar de AI-receptionist.

De AI spreekt met je bedrijfsnaam en in de stijl die je hebt ingesteld. Hij stelt gerichte vragen: wat is het probleem, hoe urgent is het, wat is het adres en wanneer is de klant beschikbaar?

Stap 1: kies je stem

In de instellingen kies je welke stem je AI-receptionist gebruikt. Er zijn meerdere Nederlandse stemmen beschikbaar, van zakelijk tot vriendelijk. De meest populaire keuze is een warme, professionele mannelijke of vrouwelijke stem.

Wil je je eigen stem? Via stem-cloning kun je een digitale kopie van je eigen stem laten maken. De AI-receptionist klinkt dan letterlijk als jij, ook als je op de ladder staat.

Stap 2: stel de naam en begroeting in

Stel in met welke naam de AI zich voorstelt:

• "Goedemiddag, u spreekt met de receptionist van {bedrijfsnaam}."
• "Hallo, hier is de assistente van {naam eigenaar} van {bedrijfsnaam}."

Je schrijft de openingszin zelf, zodat het klinkt zoals je wilt.

Stap 3: definieer je vakgebieden

De AI-receptionist classificeert gesprekken op basis van je vakgebieden. Vertel hem welke soorten werk je doet: CV-onderhoud, badkamerrenovaties, spoedlekkages, zonnepanelen of alles tegelijk.

Hoe specifieker je dit instelt, hoe beter de classificatie. Een "spoedlekkage" wordt dan direct herkend als Werkstroom B met hoge urgentie. Een "warmtepomp installatie" als Werkstroom A met schouw gewenst.

Stap 4: stel de spoeddrempel in

Bij welke situaties wil je direct gewaarschuwd worden, ook als het midden in de nacht is? Je kunt in de instellingen aangeven welke trefwoorden een spoedmelding triggeren. Denk aan: gaslek, waterleiding gesprongen, elektrische storing, geen verwarming bij vriesweer.

Bij een spoedsituatie ontvang je direct een push-notificatie en een e-mail. De aanvraag staat bovenaan je dashboard met een rode rand.

Stap 5: activering en testen

Na instelling activeren wij de AI-receptionist voor je. Bel tijdens de activering zelf een testgesprek: je belt je 06-nummer, voert een nepprocedure uit en controleert of de aanvraag correct aankomt in je dashboard.

Klinkt iets niet goed? Je kunt de openingszin, de stem en de vragenlijst zelf aanpassen. De meeste installateurs zijn na één testgesprek tevreden.

Wat de AI-receptionist niet doet

De AI-receptionist geeft geen prijzen of adviezen. Hij maakt geen afspraken zonder je goedkeuring. Hij is altijd eerlijk over het feit dat hij een digitale assistent is als de klant ernaar vraagt.

Bij vragen die hij niet begrijpt of situaties die buiten zijn scope vallen, biedt hij aan om een terugbelafspraak te maken, zodat je persoonlijk contact kunt opnemen.

Resultaten in de praktijk

Installateurs die de AI-receptionist gebruiken melden dat zij gemiddeld 5 tot 8 extra aanvragen per week opvangen die zij anders hadden gemist. Dat zijn aanvragen van mensen die belden terwijl je op locatie was, in een gesprek of gewoon niet beschikbaar.

Bij een gemiddelde klus van €800 betekent dat €4.000 tot €6.400 extra omzet per week, bij een abonnementsprijs van minder dan €3 per dag.

Lees ook: Hoeveel gemiste oproepen installateurs jaarlijks kosten en hoe je van aanvraag naar project gaat in drie klikken zodra de AI een aanvraag heeft verwerkt.