De AI Receptionist instellen voor uw bedrijf

De AI Receptionist van VakForce neemt uw telefoon over op het moment dat u dat niet kunt. Hij neemt direct op, spreekt vloeiend Nederlands en voert een volledige intake uit. Daarna ontvangt u een samenvatting met alle informatie die u nodig heeft om actie te ondernemen.

Dit is geen voicemail. Het is een intelligent gesprek.

Hoe het technisch werkt

Uw klanten bellen een vast 06-nummer dat VakForce aan uw bedrijf toewijst. U zet dit nummer op uw website, uw visitekaartje en in uw e-mailhandtekening. Wanneer u niet opneemt, of wanneer u de AI wilt laten opnemen, wordt het gesprek doorgestuurd naar de AI Receptionist.

De AI spreekt met uw bedrijfsnaam en in de stijl die u heeft ingesteld. Hij stelt gerichte vragen: wat is het probleem, hoe urgent is het, wat is het adres en wanneer is de klant beschikbaar?

Stap 1: kies uw stem

In de instellingen kiest u welke stem uw AI Receptionist gebruikt. Er zijn meerdere Nederlandse stemmen beschikbaar, van zakelijk tot vriendelijk. De meest populaire keuze is een warme, professionele mannelijke of vrouwelijke stem.

Wilt u uw eigen stem? Via stem-cloning kunt u een digitale kopie van uw eigen stem laten maken. De AI Receptionist klinkt dan letterlijk als u, ook als u op de ladder staat.

Stap 2: stel de naam en begroeting in

Stel in met welke naam de AI zich voorstelt:

• "Goedemiddag, u spreekt met de receptionist van {uw bedrijfsnaam}."
• "Hallo, hier is de assistente van {naam eigenaar} van {bedrijfsnaam}."

U schrijft de openingszin zelf, zodat het klinkt zoals u wilt.

Stap 3: definieer uw vakgebieden

De AI Receptionist classificeert gesprekken op basis van uw vakgebieden. Vertel hem welke soorten werk u doet: CV-onderhoud, badkamerrenovaties, spoedlekkages, zonnepanelen of alles tegelijk.

Hoe specifieker u dit instelt, hoe beter de classificatie. Een "spoedlekkage" wordt dan direct herkend als Werkstroom B met hoge urgentie. Een "warmtepomp installatie" als Werkstroom A met schouw gewenst.

Stap 4: stel de spoeddrempel in

Bij welke situaties wilt u direct gewaarschuwd worden, ook als het midden in de nacht is? U kunt in de instellingen aangeven welke trefwoorden een spoedmelding triggeren. Denk aan: gaslek, waterleiding gesprongen, elektrische storing, geen verwarming bij vriesweer.

Bij een spoedsituatie ontvangt u direct een push-notificatie en een e-mail. De lead staat bovenaan uw dashboard met een rode rand.

Stap 5: activering en testen

Na instelling activeren wij de AI Receptionist voor u. Bel tijdens de activering zelf een testgesprek: u belt uw 06-nummer, voert een nepprocedure uit en controleert of de lead correct aankomt in uw dashboard.

Klinkt iets niet goed? U kunt de openingszin, de stem en de vragenlijst zelf aanpassen. De meeste installateurs zijn na één testgesprek tevreden.

Wat de AI Receptionist niet doet

De AI Receptionist geeft geen prijzen of adviezen. Hij maakt geen afspraken zonder uw goedkeuring. Hij is altijd eerlijk over het feit dat hij een digitale assistent is als de klant ernaar vraagt.

Bij vragen die hij niet begrijpt of situaties die buiten zijn scope vallen, biedt hij aan om een terugbelafspraak te maken, zodat u persoonlijk contact kunt opnemen.

Resultaten in de praktijk

Installateurs die de AI Receptionist gebruiken melden dat zij gemiddeld 5 tot 8 extra leads per week opvangen die zij anders hadden gemist. Dat zijn leads van mensen die belden terwijl u op locatie was, in een gesprek of gewoon niet beschikbaar.

Bij een gemiddelde klus van €800 betekent dat €4.000 tot €6.400 extra omzet per week, bij een abonnementsprijs van minder dan €3 per dag.

Lees ook: Hoeveel gemiste oproepen installateurs jaarlijks kosten en hoe u van lead naar project gaat in drie klikken zodra de AI een aanvraag heeft verwerkt.