Nacalculatie bij installatiebedrijven: zo weet u altijd wat een project echt opleverde

Veel installateurs denken dat ze een goed jaar draaien totdat ze de jaarrekening zien. Dan blijkt dat de drukte niet heeft vertaald naar winst. Hoe kan dat?

Het antwoord ligt bijna altijd in de klussen die meer hebben gekost dan begroot, zonder dat iemand het doorhad. Nacalculatie maakt dit zichtbaar.

Wat nacalculatie is

Nacalculatie is het vergelijken van uw offerte met de werkelijkheid na afronding van een klus:

• Hoeveel uur heeft u begroot? Hoeveel zijn er daadwerkelijk gemaakt?
• Welke materialen stonden in de offerte? Welke zijn er daadwerkelijk verbruikt?
• Wat was de verwachte marge? Wat is de gerealiseerde marge?

Dit klinkt arbeidsintensief. Dat hoeft het niet te zijn, als de urens- en materiaalregistratie al wordt bijgehouden tijdens de klus.

De drie meest voorkomende afwijkingen

1. Uren overschrijding

Monteurs werken vaak meer uren dan begroot, zonder dat dit gemeld of meerwerk gefactureerd wordt. Oorzaak: de situatie ter plekke wijkt af van de schouw (extra leidingwerk, onverwachte constructie), of de normtijden in de offerte waren te optimistisch.

Gemiddeld lopen klussen 15 tot 25% over op uren. Bij een klus van 8 uur begroot en 10 uur gemaakt, mist u 2 uur × uw uurtarief. Bij €75/uur is dat €150 verlies op één klus.

2. Materiaalverschillen

Materialen die op de offerte stonden maar niet zijn gebruikt worden niet teruggestort. Materialen die extra nodig waren worden soms niet gefactureerd. Dit zijn kleine bedragen per klus, maar over honderd klussen per jaar telt het op.

3. Meerwerk niet gefactureerd

Dit is de duurste fout. Een monteur lost ter plekke een extra probleem op, "zal ik ook even meenemen", zonder dat dit apart wordt genoteerd of gefactureerd. Vriendelijk, maar schadelijk. Structureel niet-gefactureerd meerwerk kost installateurs gemiddeld 8 tot 12% van hun omzet.

Stap-voor-stap nacalculatie

1. Uren: monteur registreert start- en eindtijd op de werkbon. Systeem berekent automatisch de afwijking vs offerte.
2. Materialen: monteur markeert gebruikte materialen op de werkbon. Extra materialen worden als meerwerk genoteerd.
3. Meerwerk: alles wat buiten de offerte valt wordt apart vastgelegd en ter goedkeuring aangeboden voor facturatie.
4. Rapport: na afsluiting van de klus genereert het systeem een nacalculatierapport: begroot vs werkelijk, per onderdeel, met eindmarge.

Brutomarge vs nettomarge

Veel installateurs berekenen alleen de brutomarge (omzet minus materiaalkosten). Maar de nettomarge houdt ook rekening met:

• Arbeidskosten (loon + sociale lasten monteur)
• Transportkosten (brandstof, leasekosten)
• Overhead (verzekering, software, administratie)

Een klus met 35% brutomarge kan een nettomarge van 8% hebben als de arbeidskosten hoog zijn. Weten welke projecttypen de beste nettomarge opleveren, stuurt uw acquisitie en prijsstelling.

Wat u met de data doet

Na 10 gelijksoortige klussen heeft u patronen. Warmtepomp installaties lopen altijd uit op uren. CV-onderhoud loopt altijd mee. Dit zijn de momenten om uw normtijden aan te passen en uw offertes te verbeteren.

Nacalculatie is niet straf. Het is het kompas voor uw bedrijfsvoering.

Lees ook: Warmtepomp offerte maken in 10 minuten met de juiste normtijden en hoe u een offerte in 5 minuten verstuurt zodra uw stamgegevens op orde zijn.